World-Café – auch online erfolgreich durchführen
In Präsenz oder digital
Gruppengröße: 12-50 Teilnehmende
Dauer: 1 – 3 Stunden
Einsatzmöglichkeiten: Wann kann ein World-Café eingesetzt werden?
In einem World-Café können ganz unterschiedliche Fragestellungen und Themen von den Teilnehmenden diskutiert und erarbeitet werden. Ich setze es vor allem dann ein, wenn viele Teilnehmende in einem Workshop aktiv diskutieren sollen, gemeinschaftlich Lösungen generiert werden oder Ursachen und Zusammenhänge reflektiert werden sollen:
- Schwarmintelligenz: Die Methode des World-Cafés eignet sich immer dann, wenn mit Hilfe von Schwarmintelligenz an kreativen Ideen oder neue Lösungen für komplexe Fragestellungen gearbeitet werden soll.
- Reflexion: Das World-Café bietet den Raum, über komplexe Fragestellungen zu reflektieren und dabei Ursachen und Zusammenhänge zu erkennen.
- Einbeziehend: Im World-Café kann jeder zu Wort kommen. Es bietet die Möglichkeit auch bei großen Gruppengrößen alle Teilnehmenden mit einzubeziehen und so Fragestellungen von unterschiedlichen Seiten zu beleuchten.
Wie gestaltet sich der Ablauf eines World-Cafés?
Diskussionsrunden mit Rotationsprinzip
Die Gastgebenden bleiben, empfangen eine neue Gruppe und stellen dieser die erarbeiteten Ergebnisse der vorangegangenen Gruppe vor. Die neue Gruppe wiederum knüpft daran an, führt die Fragestellung fort und ergänzt weitere Erkenntnisse und Ideen.
Idealerweise mischen sich die Gruppen bei jedem Wechsel der Tische, sodass noch mehr Austausch zwischen den Teilnehmer:innen ermöglicht wird. Dieses Rotationsprinzip wird wiederholt, bis alle Teilnehmenden einmal jede Fragestellung bearbeitet haben. Durch diesen Prozess werden die Fragestellungen iterativ bearbeitet und der finale Stand enthält die Perspektive aller Teilnehmer:innen. Am Ende stellen die Gastgebenden die gesamten Ergebnisse ihrer Fragestellung vor.
In der Regel bieten sich 3 bis 5 verschiedene Fragestellungen an, mit einer Diskussionszeit pro Runde von 15 bis 30 Minuten.
In Präsenz kann das Setup des World-Cafés auch Café-ähnlich gestaltet werden, mit Tischdekoration, Kaffee und beschreibbaren Tischdecken.
World-Café Online durchführen
Gerade bei Online-Workshops finde ich es oft schwierig, alle Teilnehmer:innen einzubeziehen. Häufig spreche ich zu Kreisen mit den Kürzeln der Teilnehmenden im Video-Call. Es fehlt hier oft Interaktion und Rückmeldung. Das Gute: Das World-Café lässt sich auch wunderbar digital durchführen. So schaffe ich es auch Online, alle Teilnehmer:innen mitzunehmen und zu aktiven Diskussionen zu motivieren.
Anstelle von einzelnen Tischen, wird mit Breakout-Sessions oder extra Besprechungen gearbeitet. Die Dokumentation der Ergebnisse sowie die Aufteilung der Gruppen wird in einem Whiteboard oder Dokument mit gemeinsamer Bearbeitung organisiert.
Arbeiten in den Diskussionsräumen
Für die Aufteilung der gesamten Gruppe in kleinere Gruppen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Wollen Sie die Teilnehmenden in Breakout-Sessions zuweisen oder Links zu weiteren Meetingräumen bereitstellen? Bestimmen Sie die Gruppen zuvor oder können die Teilnehmenden selbst eine Gruppe auswählen? Sollen sich die Diskussionsgruppen außerdem zwischen den Runden neu vermischen?
Aber eins nach dem anderen:
Möchten Sie mit Breakout-Sessions arbeiten, legen Sie für jede Diskussionsfrage einen Raum an. Die Teilnehmenden navigieren dann eigenständig zwischen den Diskussionsrunden zu ihren neuen Räumen. Die Gastgebenden bleiben in ihrem Raum.
Um hier Verwirrung vorzubeugen, sollten die Teilnehmenden also wissen, wann Sie in welcher Diskussionsrunde sind. Stellen Sie hier am besten einen Ablaufplan zur Verfügung.
In MS Teams ist es den Teilnehmenden derzeit leider nicht möglich, die Teilbesprechung selbst auszuwählen. Hier müssen Sie die Teilnehmenden eigenhändig zuweisen. Am besten Sie testen das Erstellen von Gruppenräumen vorher einmal in ihrem Meetingtool, um sich damit vertraut zu machen.
Für einen reibungslosen Ablaufen können Sie, als Moderator:in, sich auch einen Technik-Support dazu holen. Dieser kann den Teilnehmenden helfen, sich im Tool zurechtzufinden.
World-Café mit MS Teams
Arbeiten Sie mit MS Teams können Sie auch alternativ für jede Diskussionsrunde einen Link zu einem weiteren Meeting verwenden. Hierfür erstellen Sie beispielsweise über Outlook oder Teams eine weitere Online-Besprechung und Kopieren den Besprechungslink. Diese Links werden den Teilnehmenden im Workshop bereitgestellt. Nach dem Ende einer Diskussionsrunde müssen die Teilnehmenden dann selbstständig den Link zur richtigen nächsten Gruppendiskussion auswählen.
Eine von uns erprobte Methode ist außerdem, für den Workshop ein Team zu erstellen und für jede Diskussionsfrage einen Kanal anzulegen. In diesem Kanal befindet sich dann der Besprechungslink für die Diskussionsrunde und das dazugehörige Whiteboard oder die PowerPoint-Folien in den Registerkarten. Diese Kanalstruktur können die Teilnehmenden dann gut zur Orientierung nutzen.
Festhalten der Ergebnisse
Zum Notieren der Erkenntnisse, Gedanken und Ideen aus den Gesprächsrunden, sollte ein geteiltes Dokument oder ein gemeinsames Whiteboard genutzt werden. Hier bietet sich beispielsweise Miro oder das MS Whiteboard an.
Wir arbeiten hier gerne auch mit einem Hilfsdokument, in welchem wir auch die Einteilung der Gruppen vornehmen und die Ergebnisse festhalten. Wichtig ist, dass diese Datei von allen Teilnehmenden bearbeitet werden kann. Hier kann eine geteilte PowerPoint über Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive oder andere Lösungen in der Cloud genutzt werden. Generell empfiehlt sich ein Tool, das den Teilnehmenden bereits vertraut ist.
Vor den Sessions sollten Sie sichergehen, dass die Gastgeber:innen mit dem ausgewählten Tool vertraut sind. Briefen Sie die Gastgebenden am besten vorab noch einmal, wie zum Beispiel ein Whiteboard angewandt wird.
Kleingruppen
Bei der Einteilung der Gruppen, würde ich zunächst die Gastgeber:innen wählen. Diese sollten sich möglichst freiwillig für diese Aufgabe melden. Danach sind die restlichen Teilnehmenden an der Reihe. Bilden die Teilnehmenden die Gruppen selbst, empfehlen wir hier ebenfalls die Nutzung des gemeinsamen Arbeitsdokuments oder Whiteboards. Hier können die Teilnehmenden ihren Namen in vorbereitete Tabellen in Gruppen eintragen.
Sollen die Gruppen nach jedem Durchgang neu gemischt werden? Stellen Sie sicher, dass allen Teilnehmenden ein Ablaufplan mit der entsprechenden Gruppenzuteilung zur Verfügung steht.
Fazit: Meine Tipps für Ihr World-Café
Wer demnächst einen interaktiven Workshop plant und dabei die Methode des World-Cafés in Betracht zieht, sollte dabei die folgenden Aspekte beachten:
- Die Gruppenzuteilung und zeitliche Zuordnung zu den einzelnen Diskussionsrunden sollte allen Teilnehmenden verständlich zur Verfügung gestellt werden. Online ist ein Technik-Support eine große Hilfe, welcher die Koordination der Teilnehmenden und der Diskussionsrunden unterstützt.
- Für größtmögliche Interaktion sollten alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, ihre Ideen und Gedanken festzuhalten. Sei es in Papierform mit ausreichend Post-its oder online in einem gemeinsamen Dokument oder Whiteboard.
- Klar formulierte Fragestellungen, deren Lösungen die Teilnehmenden direkt betreffen, sind motivierend. Nutzen Sie die investierte Zeit deshalb gut und überlegen Sie in der Vorbereitung genau, wie Sie die Fragestellungen am besten formulieren.
Wenn Sie gerade einen Workshop planen, unterstützen wir Sie gerne bei der Moderation und Facilitation Ihres Workshops oder Events. Neben dem World-Café nutzen wir zahlreiche weitere Methoden der Moderation und finden mit Sicherheit die passende für Ihre Anforderungen.
Hier geht es zu unserer Seite: Moderation Workshops, Meetings, Events digital & vor Ort.
Moderieren oder trainieren Sie gerne selbst, Ihnen fehlen aber noch Impulse zur Umsetzung von digitalen Trainings? Dann ist vielleicht unser Seminar „Train the Online-Trainer“ ein spannendes Angebot für Sie.
Autorin
Als Personalentwicklerin habe ich schon viele World-Cafés zu verschiedenen Themen durchgeführt. Bei der Gruppengröße war dabei alles dabei: von 15 bis 50 Teilnehmende. Da das Format mir und meinen Teilnehmenden immer großen Mehrwert für die Erarbeitung neuer Ideen und Lösungen gebracht hat, möchte ich auch bei Online-Workshops nicht darauf verzichten müssen. Bei guter Planung funktioniert das World-Café auch online wunderbar.
Autorin
Als Personalentwicklerin habe ich schon viele World-Cafés zu verschiedenen Themen durchgeführt. Bei der Gruppengröße war dabei alles dabei: von 15 bis 50 Teilnehmende. Da das Format mir und meinen Teilnehmenden immer großen Mehrwert für die Erarbeitung neuer Ideen und Lösungen gebracht hat, möchte ich auch bei Online-Workshops nicht darauf verzichten müssen. Bei guter Planung funktioniert das World-Café auch online wunderbar.
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