El Proceso de toma de decisiones en una organización
Decisiones efectivas y ágiles
La toma de decisiones es uno de los procesos clave en el ámbito empresarial debido a que los resultados obtenidos impactan directamente en la estructura, en las ganancias y/o en el éxito o no de la empresa. Las decisiones vitales suelen estar en manos del equipo directivo, que elige una alternativa con base en la información disponible, los conocimientos en la materia y la experiencia personal.
Estas decisiones deben ser efectivas y ágiles, reduciendo lo máximo posible el margen de error, porque una decisión tomada en el momento incorrecto o fundamentada en un mal análisis del contexto, puede traer consecuencias irreversibles. El estudio de esto último es clave, pues una misma decisión podrá ser oportuna o no según sea el caso concreto. Por ello, es importante no fiarse solo de la intuición y de la experiencia, sino conocer el impacto que podrá tener la decisión en el estado actual de la empresa y del mercado.
El número de etapas en dicho proceso puede variar, más lo importante es que se entienda de que se trata de un proceso estructurado, que no se improvisa.
Etapas imprescindibles en el proceso de toma de decisiones:
Un problema existe cuando hay una diferencia entre el estado actual de la situación y el estado deseado. Dicho problema ejerce una presión sobre la directiva que le obliga a actuar, ya sea por políticas de la organización, fecha límite, crisis financieras, futuras evaluaciones del desempeño, entre otros ejemplos. Para que una situación se pueda considerar un problema, la directiva debe disponer de la autoridad, el dinero, la información y cuántos recursos sean necesarios para actuar. De lo contrario son expectativas no realistas.
Son los métodos para solucionar el problema. Cada individuo responsable de tomar decisiones en la empresa posee un abanico de criterios que lo guían en su cometido. Es significativo conocer cuáles se tienen en cuenta y cuáles se omiten, ya que estos últimos resultarán irrelevantes para el responsable de la decisión final.
Se refiere a jerarquizar correctamente los criterios seleccionados en la etapa anterior, puesto que no todos tendrán la misma relevancia en la toma de la decisión. Normalmente existe un criterio preferente y el resto pueden ponderarse comparándolos entre sí y valorándolos en relación al preferente.
Consiste en ser capaz de obtener y presentar todas las alternativas factibles que podrían resolver el problema con éxito.
El responsable de la toma de decisiones debe estudiar minuciosamente las alternativas que se han propuesto. Las fortalezas y las debilidades de cada una deberían ponerse de manifiesto de forma clara una vez comparadas con los criterios seleccionados y ordenados en la segunda y la tercera etapa. Aunque es cierto que algunas evaluaciones pueden acercarse a la objetividad, hay que tener en cuenta que la mayoría son subjetivas a causa de su carácter de juicio de valor.
Evaluadas todas las alternativas por el responsable de la toma de decisiones según los criterios establecidos y jerarquizados, es el momento de elegir una, la mejor de las presentadas según el procedimiento establecido.
Una vez hecha la elección de la decisión a ejecutar, es vital su aplicación. Lo primero es comunicarla al personal responsable de su ejecución y lograr su compromiso con la decisión tomada. Estas decisiones se llevan a cabo desde una planificación, organización y dirección efectivas.
Por último, hay que evaluar la efectividad o el resultado obtenido por la aplicación de la decisión tomada, la solución adoptada y comprobar si se ha resuelto el problema. Si este persiste tendrá que estudiarse cuál de las fases anteriores resultó equivocada y afrontar una nueva decisión respecto a la inicial: desestimarla por completo o retomarla desde alguno de los pasos anteriores
Un problema existe cuando hay una diferencia entre el estado actual de la situación y el estado deseado. Dicho problema ejerce una presión sobre la directiva que le obliga a actuar, ya sea por políticas de la organización, fecha límite, crisis financieras, futuras evaluaciones del desempeño, entre otros ejemplos. Para que una situación se pueda considerar un problema, la directiva debe disponer de la autoridad, el dinero, la información y cuántos recursos sean necesarios para actuar. De lo contrario son expectativas no realistas.
Son los métodos para solucionar el problema. Cada individuo responsable de tomar decisiones en la empresa posee un abanico de criterios que lo guían en su cometido. Es significativo conocer cuáles se tienen en cuenta y cuáles se omiten, ya que estos últimos resultarán irrelevantes para el responsable de la decisión final.
Se refiere a jerarquizar correctamente los criterios seleccionados en la etapa anterior, puesto que no todos tendrán la misma relevancia en la toma de la decisión. Normalmente existe un criterio preferente y el resto pueden ponderarse comparándolos entre sí y valorándolos en relación al preferente.
Consiste en ser capaz de obtener y presentar todas las alternativas factibles que podrían resolver el problema con éxito.
El responsable de la toma de decisiones debe estudiar minuciosamente las alternativas que se han propuesto. Las fortalezas y las debilidades de cada una deberían ponerse de manifiesto de forma clara una vez comparadas con los criterios seleccionados y ordenados en la segunda y la tercera etapa. Aunque es cierto que algunas evaluaciones pueden acercarse a la objetividad, hay que tener en cuenta que la mayoría son subjetivas a causa de su carácter de juicio de valor.
Evaluadas todas las alternativas por el responsable de la toma de decisiones según los criterios establecidos y jerarquizados, es el momento de elegir una, la mejor de las presentadas según el procedimiento establecido.
Una vez hecha la elección de la decisión a ejecutar, es vital su aplicación. Lo primero es comunicarla al personal responsable de su ejecución y lograr su compromiso con la decisión tomada. Estas decisiones se llevan a cabo desde una planificación, organización y dirección efectivas.
Por último, hay que evaluar la efectividad o el resultado obtenido por la aplicación de la decisión tomada, la solución adoptada y comprobar si se ha resuelto el problema. Si este persiste tendrá que estudiarse cuál de las fases anteriores resultó equivocada y afrontar una nueva decisión respecto a la inicial: desestimarla por completo o retomarla desde alguno de los pasos anteriores
Programas de formación profesional para la toma de decisiones
Sea cual sea el número de etapas, lo importante es que se cuente con un proceso formal y único al respecto en cada organización. Una decisión será “buena” en la medida que: a) los resultados de lo decidido se acerque a lo deseado, b) el proceso sea explicable y replicable (pueda ser repetido) y c) hayan criterios que sustenten lo decidido.
En CONTUR contamos con programas de formación profesional en toma de decisiones que le permitirán avanzar hacia una mayor cantidad de “buenas” decisiones. Recuerde que se trata de una habilidad y como tal, se puede aprender, reaprender y desaprender al respecto.